Суть требования
При сборе персональных данных граждан России первичная запись, систематизация и хранение должны выполняться в базах на территории страны. Значение имеет первый приёмник данных: туда, где заявка появилась впервые.
Из этого вытекает простое правило. Если форма на вашем сайте отправляет имя и телефон сначала на зарубежный сервис, а потом уже в российский, цепочка нарушена: первичное получение произошло за границей.
Что в цепочке
Заявка редко живёт в одном месте. Типичный путь выглядит так:
- форма на сайте;
- сервис отправки писем или мессенджер;
- CRM, куда заявка попадает;
- сервис рассылок и чат с клиентом;
- аналитика, если в неё попадают телефон или почта.
Если любой из шагов — зарубежный сервис, где данные остаются, цепочка не проходит проверку.
Как проверить
- Выпишите все сервисы, которые получают данные из формы.
- Для каждого найдите, где находятся серверы и кто оператор.
- Замените зарубежные на российские или на собственный сервер.
- Если заменить сразу нельзя, переведите основной приём заявок на российский сервис, а зарубежный оставьте только для копии без персональных данных — и уточните это у юриста.
На практике самая частая находка — формы и рассылки, подключённые давно и забытые. Откройте панели всех сервисов, которые когда-либо получали данные ваших клиентов, и сравните список с тем, что реально используется.
Типичные неожиданности
- Конструктор сайта с зарубежными серверами, куда падают отправки форм.
- Сервис email-рассылок, где лежит база подписчиков.
- Виджет онлайн-чата, который сохраняет переписку в облаке за рубежом.
- Таблицы и облачные документы, куда заявки выгружаются автоматически.
- Аналитика, в которую уходят адреса почты или телефоны из событий.
Что делать с найденным
Приоритеты расставляйте по объёму данных. Сначала переносите то, где лежит база клиентов целиком: CRM и рассылки. Потом разбирайтесь с мелочами вроде виджетов и аналитики. Для каждого сервиса решите, заменить его, перенастроить или убрать.
Размеры штрафов за нарушение в разных источниках называются по-разному, они зависят от повторности. Смотрите актуальную редакцию КоАП.
Как устроен приём заявок у нас, описано в статье об утечках заявок, а о зарубежных сервисах — в материале об иностранных сервисах на сайте.