Кто обязан
Почти все, кто собирает данные клиентов: имена, телефоны, почту, в том числе через форму на сайте. Исключений немного, и после изменений 2022 года они редко подходят бизнесу. Проще исходить из того, что подавать нужно.
Как подать
- Зайдите на портал персональных данных Роскомнадзора (pd.rkn.gov.ru) и выберите подачу уведомления.
- Заполните, какие данные собираете, зачем, на каком основании и как защищаете.
- Укажите, где хранятся данные: страна и адрес центра обработки данных. Для сайта это хостинг или облако.
- Подпишите электронной подписью или распечатайте и отправьте почтой.
Перед заполнением соберите нужные сведения: что именно запрашивает форма на сайте, зачем вам эти данные, какие сервисы получают заявки и где физически стоят серверы. Чаще всего самая долгая часть работы — выяснить цепочку сервисов, а не заполнить поля.
Что важно указать честно
Роскомнадзор сверяет уведомление с тем, как всё устроено на деле. Если заявки уходят в CRM, рассылку или мессенджер, это должно быть в уведомлении. Если сервисы зарубежные, это отдельный вопрос, разобранный в статье об иностранных сервисах.
Когда подавать
До начала обработки, то есть до запуска формы на сайте. При изменениях — новой цели, новом сервисе, переезде хостинга — уведомление обновляют.
- Если вы уже собираете заявки, подавайте уведомление как можно скорее.
- Добавили новую форму или цель обработки — проверьте, нужно ли обновить сведения.
- Сменили хостинг или CRM — внесите изменения.
- Раз в год сверяйте уведомление с реальным положением дел.
Что будет без уведомления
Штраф по КоАП, а главное — при проверке или жалобе это первое, что смотрят. Подать уведомление проще, чем потом объяснять, почему его нет.
Что сохранить после подачи
- Копию уведомления и номер, присвоенный в реестре операторов.
- Дату подачи и дату последнего обновления.
- Список сервисов, которые вы перечислили, чтобы при изменениях знать, что править.
Это общий порядок. Формулировки целей и мер защиты для вашего бизнеса лучше согласовать с юристом.
Подскажем, какие сервисы обрабатывают данные на вашем сайте и где они хранятся, — напишите.